Regionalni program lokalne demokracije na Zapadnom Balkanu ReLOaD2 u partnerstvu s Gradom Mostarom donosi Izvještaj o održanom prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloa u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokracije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD2) u Gradu Mostaru.

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se sprovodi u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2) u saradnji sa Gradom Mostarom, u utorak, 5. aprila/travnja 2022. godine u terminu od 11:00 do 13:00h održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Prvi mentorski sastanak održan je u prostorijama Grada Mostara i bio je prilika da predstavnici OCD-a sa mentorom javno diskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.

Termin prvog mentorskog sastanka definisan je u samom Javnom pozivu za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu 2 (ReLOaD2) u Gradu Mostaru, na zvaničnoj internet stranici Grada Mostara https://www.mostar.ba/ te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno je poziv za učešće na prvom mentorskom sastanku upućen organizacijama civilnog društva i nakon održane obuke u upravljanju projektnim ciklusom (PCM). Prvom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 12 učesnika/ca (6 predstavnika/ca OCD), od čega 4 žene i 2 muškarca.

Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je pojašnjena uloga mentora i svrha održavanja mentorskih sastanaka. Tom prilikom je naglašeno kako je uloga mentora da pomogne u otklanjanju dilema i nedoumica koje predstavnici OCD mogu imati tokom pripreme projektnih prijedloga, ali da uloga mentora nije da na bilo koji način učestvuje u izradi samih projektnih prijedloga. Istaknuto je takođe da u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva, konsultacije „jedan na jedan“ sa predstavnicima OCD nisu dozvoljene. Nakon uvodnog predstavljanja svrhe mentorskih sastanaka i planiranog načina rada mentor je dao mogućnost prisutnima na sastanku da iznesu svoje dileme i postave pitanja.

Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:

1. Koji se dokumenti u okviru projektne aplikacije trebaju ovjeravati?
Odgovor: U okviru dokumenata „Smjernice za aplikante“ i „Lista za provjeru“ tačno je definisano na koji način i kako treba dostavljati natječajnu dokumentaciju.

2. Na šta treba obratiti posebnu pažnju kada se dokumentacija dostavlja?
Odgovor: Posebnu pažnju prilikom dostavljanja dokumentacije treba obratiti na dostavljanje kompletne projektne dokumentacije, odnosno slanje svih dokumenata u skladu sa „Smjernicama za aplikante“. Preporučljivo je nakon što se izvrši snimanje (prebacivanje) dokumentacije na USB uređaj izvršiti provjeru kojom će se utvrditi da li je kompletna dokumentacija zaista sadržana na USB uređaju. USB uređaj potrebno je uključiti u neko drugo računalo različito od onoga na kojem smo radili, te se uvjeriti da li USB uređaj sadrži projektnu dokumentaciju (da li je USB uređaj uredno prepoznat i očitan). Na ovaj način provest ćete vlastitu verifikaciju sadržaja i funkcionalnosti USB uređaja.

3. Uloga saradnika i partnera u projektu, ko može biti partner na projektu?
Odgovor: Mentor je naglasio da partneri u skladu sa uslovima Javnog poziva mogu biti samo OCD odnosno nevladine organizacije koje na isti način moraju ispunjavati uslove Javnog poziva kao i sama OCD koja je aplikant (više informacija u Smjernicama). Partnerstvo između OCD mora biti svrsishodno što se objašnjava i obrazlaže u planu projektnih aktivnosti gdje se jasno navodi uloga svakog od partnera u implementaciji projekta. Prilikom donošenja odluke o tome da li projekat realizovati samostalno, ili u partnerstvu svakako treba imati na umu i to da se u okviru sekcije „Kapaciteta aplikanta i partnera“ ocjenjuje kumulativno iskustvo, znanje, kapaciteti i mogućnosti implementacije predloženog projekta.
U skladu sa Smjernicama za aplikante, saradnici su druge organizacije i/ili institucije koje su neophodne kako bi se osigurala uspješna realizacija projekta mogu biti uključene u projekat (škole, vrtići, muzeji i sl.). Ovakve organizacije, institucije mogu dati doprinos u realizaciji projektnih aktivnosti, ali ne mogu biti korisnici sredstava koja se dodjeljuju putem ovog javnog poziva.

4. Kako biti siguran da su podaci navedeni kao polazište validni, te da li je neophodno uraditi prethodnu anketu ili istraživanje?
Odgovor: Za određivanje polazišta (trenutnog stanja) projektne intervencije se uzimaju podaci za koje vi smatrate da su bitni i validni kako biste naveli dosadašnje i planirane intervencije u tom polju, odnosno trenutno stanje. Takvi podaci trebali bi imati uporište u određenom izvještaju, studiji ili slično. Podaci se uzimaju ne temelju objektivnih nalaza i neophodno je da se pozovete na dokumente koje ste koristili. Ukoliko istraživanje ne postoji, nije neophodno, ali može biti korisno da provedete anketu ili istraživanje. Troškovi prethodne ankete i istraživanja ne mogu biti budžetirani.

5. Zašto se neka poglavlja i podaci koje trebamo obezbjediti u projektnoj dokumentaciji ponavljaju na više mjesta?
Odgovor: Projektna-natječajna dokumentacija se sastoji od seta standardnih obaveznih obrazaca. Pojedini dijelovi i dokumenti projektne dokumentacije/aplikacije i obrazaca (npr. sažetak projekta, matrica logičkog okvira, itd.) imaju za cilj da na sažet i jasan način predstave detalje vaše projektne ideje nekome ko vrši procjenu projekta, ili nekome ko vrši administrativno-tehničku obradu vaše aplikacije. U tom smislu je bitno pridržavati se uputa za pripremu projektne-natječajne dokumentacije koje su navedene u samoj dokumentaciji.

6. Da li angažovanje osoblja koje će provoditi direktne projektne aktivnosti (kamermani i slično) spada u direktne projektne troškove?
Odgovor: U skladu sa smjernicama za aplikante, nadoknada za angažman osoba čije su usluge direktno povezane sa provedbom planiranih projektnih aktivnosti će biti uključena u direktne projektne troškove.

7. Da li je praksa donatora da se odobrava kompletan budžet (u smislu forme i iznosa) koji je predložen od strane aplikanta?
Odgovor: U smjernicama za aplikante detaljno su objašnjeni finansijski kriteriji za budžetiranje projekata. Ukoliko su troškovi navedeni u budžetu opravdani i realni budžet će biti odobren u skladu sa planiranim iznosima. Ukoliko se utvrdi da su troškovi navedeni u budžetu manjim dijelom neopravdani i nerealni, donator može tražiti da se izvrše korekcije budžeta, ukoliko takve korekcije neće ugroziti samu svrhu realizacije projekta i dovesti u pitanje provođenje planiranih aktivnosti. U svakom slučaju predstavnici OCD čiji projekti budu odobreni po Javnom pozivu će biti dodatno upoznati sa uputama vezanim za finansije.

8. Da li se preferira angažman osoba povezanih sa implementacijom projekta na ugovor o djelu, ili ugovor o radu?
Odgovor: Angažman ovih osoba je interna stvar svake pojedinačne OCD i donator će prihvatiti bilo koju vrstu angažmana koja je u skladu sa lokalnim propisima i standardima.

9. Da li će se u okviru javnog poziva podržati finansiranje održavanja manifestacija?
Odgovor: Mentor je učesnike podsjetio na uslove Javnog poziva i dokument Smjernica u kojem se jasno navodi da aktivnosti poput organizovanja „povremenih konferencija (osim ako su neophodne za uspješnu implementaciju projekta)“ kao ni „sponzorstva za pojedince za učestvovanje u radionicama, seminarima, konferencijama, kongresima, studijama i treninzima“ ne mogu biti finansirane kao dio projektnog prijedloga koji se podnosi u okviru objavljenog Javnog poziva.
Održavanje manifestacije kao „jedine i povremene“ aktivnosti iz projektnog prijedloga, po više kriterija navedenih u smjernicama za aplikante, ne može biti predmet finansiranja ovog javnog poziva.

10. Da li je partnerstvo obavezno?
Odgovor: Mentor je pojasnio da partnerstvo nije obavezno, ali se boduje tokom procesa evaluacije projektnih prijedloga. Ukoliko se organizacija aplikant ipak odluči za partnerski odnos sa nekom drugom OCD, onda taj odnos u projektnom prijedlogu treba dodatno eleborirati u smislu uloge i odgovornosti partnera, odnosno nije dovoljno samo deklarativno navesti ime partnera i ispuniti prateće izjave o partnerstvu.

11. Ko su članovi evaluacione komisije?
Odgovor: Mentor je podsjetio učesnike sastanka da će aplikacije biti razmotrene i procijenjene od strane evaluacione komisije koju će činiti članovi UNDP ReLOaD2 tima, predstavnici opštinske uprave i predstavnik organizacija civilnog društva s područja Grada. Predstavnik OCD-a u komisiji za evaluaciju koji je izabran putem transparentnog i demokratskog procesa ima jednaka prava kao i svi ostali članovi komisije za evaluaciju. Organizaciji civilnog društva, čiji predstavnik učestvuje u radu komisije za evaluaciju kao predstavnik civilnog društva, nije dozvoljeno predati projektni prijedlog na Javni poziv niti biti partner na nekom drugom podnesenom projektu u okviru ovog Javnog poziva.

12. Da li se troškovi bankarske provizije spadaju u projektne troškove?
Odgovor: Da, troškovi bankarske provizije spadaju u direktne projektne troškove.

13. Da li je sufinansiranje poželjno u smislu evaluacije i bodovanja projekta?
Odgovor: Sufinansiranje projekta od strane aplikanta, ili iz nekog drugog izvora finansiranja nije predmet, odnosno kriterij na osnovu kojeg se vrši dodatno bodovanje projektnih prijedloga.

14. Da li je u projektnom budžetu potrebno predvidjeti troškove za prevod projekta?
Odgovor: Da, potrebno je u projektnom budžetu predvidjeti troškove prevoda 4 osnovna dokumenta po Javnom pozivu (Projektni prijedlog, Pregled budžeta/proračuna, Matrica logičkog okvira, Plan aktivnosti i promocije). Ovi troškovi se trebaju predvidjeti u sekciji projektnih troškova u obrascu projektnog budžeta.

Na kraju sastanka mentor se zahvalio prisutnim predstavnicima OCD na učešću te najavio da će u toku mjeseca aprila/travnja biti organizovana još dva mentorska sastanka, a sve kako bi predstavnicima/acama OCD-a bila pružena podrška prilikom pripreme projektnih ideja, i to:
1. Drugi sastanak sa mentorom u petak, 8. aprila/travnja 2022. godine u 11:00 sati u prostorijama gradske uprave, Ulica Kralja Tvrtka bb, (Đački dom), Grad Mostar.
2. Treći sastanak sa mentorom u utorak, 12. aprila 2022. godine u 11:00 sati u prostorijama gradske uprave, Ulica Kralja Tvrtka bb, (Đački dom), Grad Mostar.

Potvrdu o prisustvu na mentorskim sastancima potrebno je poslati na e-mail [email protected]

U svrhu transparentnosti, svi zapisnici, uključujući i ovaj, sa održanih sastanaka sa mentorom će biti objavljeni na stranici Grada Mostara. Na ovaj način će se omogućiti da informacije budu dostupne za OCD koje nisu bile u mogućnosti da prisustvuju sastancima sa mentorom.